LA COMMUNICATION INTERNE DES CABINETS D’AVOCATS AU TEMPS DU COVID-19

La crise sanitaire du COVID-19 impacte de nombreux secteurs, et les cabinets d’avocats ne sont pas une exception à la règle. Jusqu’ici peu utilisé au sein des cabinets, le télétravail, s’est imposé pendant la période de confinement comme la nouvelle norme à l’ensemble des membres, avocats, juristes et fonctions support.

Tout comme la mise en place d’une nouvelle organisation du travail, il a fallu repenser l’organisation interne, à commencer par la communication. 

Une communication interne primordiale 

Les avocats ne sont pas toujours aujourd’hui sensibilisés aux outils du marketing et de la communication. Ainsi, la communication interne, qui concerne les services de communication, RH et direction générale, reste encore peu valorisée et structurée dans les cabinets d’avocats, même si l’importance de celle-ci tend à se développer depuis quelques années. Parmi ceux qui ont pris conscience du caractère stratégique de la communication, certains ont décidé de l’externaliser en passant par des agences de relations publiques et d’autres, de développer ces postes en interne.

L’objectif de la communication interne est de rassembler les membres autour d’un projet commun et de fédérer les équipes en développant notamment leur sentiment d’appartenance. Elle vise également à inciter chacun à mieux communiquer avec pour optique de favoriser le travail commun. Indispensable pour créer une cohésion interne, elle contribue au bon fonctionnement et au succès des cabinets. En effet, les membres étant les premiers ambassadeurs, c’est en disposant d’une forte cohésion et implication de tous que les difficultés seront plus rapidement et facilement surmontées.

Une communication interne transformée.

Si cette crise n’a pas modifié le but de la communication interne, elle a eu un impact sur notre façon de communiquer.

Le premier enjeu pour les cabinets d’avocats durant cette crise est de ne pas oublier de communiquer avec ses membres. En effet, le risque étant de se focaliser sur le moment présent, sur les décisions à prendre, sur la façon dont ils vont rassurer les clients et ainsi de faire passer les collaborateurs au second plan. Si la communication externe est très importante, la communication interne l‘est tout autant.

Avec le confinement, cette dernière s’est transformée de façon très soudaine et sans aucune préparation. La communication corporate, où chacun disposait du même niveau d’information sur les évènements à venir comme les évènements internes ou externes ou sur la vie en générale du cabinet, a peu à peu dérivé vers une communication plus personnelle, orientée sur la situation de chacun et sur leur façon de vivre cette période inédite, qui a ainsi permis de consolider davantage la cohésion d’équipe.  

Les discussions dans le couloir ou encore les pauses café n’étant plus d’actualité, c’est toute la communication informelle qui a disparu. L’enjeu pour les cabinets est de maintenir cette communication informelle en utilisant d’autres canaux de communication que le face à face. 

Les outils utilisés habituellement pour communiquer tels que les tableaux d’affichages, ou encore les team-buildings et les discussions informelles, ont laissé place aux mails, au téléphone et aux visioconférences.

Outre le côté professionnel, ces outils et notamment les visioconférences, sont également un moyen de sortir du cadre professionnel, les membres étant chez eux, dans un environnement personnel.

Les moyens pour garder un lien 

Au sein des cabinets d’avocats, tout comme au sein des entreprises, il est rare qu’un membre, qu’il soit avocat, juriste, ou dans les fonctions support (Comptable, Chargée de communication, RH, Directeur Général, …), travaille seul. Le travail d’équipe et par conséquent les échanges, sont quotidiens.

Aujourd’hui, nous vivons dans un monde ultra connecté, dans lequel rester en contact devient facile. Aussi, que ce soit pour échanger sur un dossier, une problématique ou tout simplement pour se retrouver entre collaborateurs, tous les moyens sont bons pour maintenir le lien : conférences ZOOM, groupe de discussions WhatsApp, téléphone, … 

C’est notamment grâce à ses outils qu’un lien a pu se maintenir entre les équipes et que certaines habitudes perdurent afin de ne pas bouleverser la vie du cabinet et garder des repères (remplacement du fameux pot du vendredi soir par une conférence ZOOM à la même heure, …). 

Ces rendez-vous sont également un moyen de garder des moments de convivialité et de s’assurer du bien-être de chacun. Il est en effet primordial que l’ensemble des membres continuent de se sentir partie intégrante d’une équipe. 

Si ces pratiques sont nouvelles pour la plupart des cabinets, il est fort probable que certains outils mis en place et utilisés pendant le confinement continueront de servir après.

De notre expérience, le groupe WhatsApp créé pendant le confinement, continue de vivre, et ce, même avec un retour physique dans les locaux. Réunissant l’ensemble des membres (Associés, collaborateurs, stagiaires, ...) il a également permis de casser la hiérarchie, présente dans de nombreux cabinets.

Il a en quelque sorte fait office de nouveau lieu pour les échanges dit « de la machine à café ».

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Une chose est certaine, peu importe le contexte et la situation, la communication interne restera un domaine indispensable au sein d’une structure.

Article rédigé par Marie Simon, Chargée de communication.