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LE COVID-19 ET LA TENUE DES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

Pour les sociétés, le printemps est la période de leurs assemblées générales annuelles qui ont pour objectif premier d’approuver les comptes sociaux de l’exercice précédent. Cependant, le confinement imposé par le Covid-19 a eu pour effet de contrarier le fonctionnement normal des assemblées et réunions des organes dirigeants.

Aussi, le Gouvernement a publié une Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 « portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de Covid-19 » (l’« Ordonnance »).

Cette dernière autorise la réunion à distance des organes de gouvernance ainsi que la tenue « à huis clos » de leurs assemblées générales des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, telles que les diverses sociétés, groupements d’intérêt économique, coopératives, mutuelles, fonds de dotation, associations et fondations.

Relevons que ces mesures s’appliquent rétroactivement aux assemblées et réunions des organes collégiaux tenues depuis le 12 mars 2020 et reste en vigueur jusqu'au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai.

Par ce texte, les modalités de convocation et d’information ainsi que de participation et de délibérations à l’assemblée générale ont été adaptées de la manière suivante :

I. Convocation et information aux assemblées générales

La convocation à l’assemblée générale

Pour les sociétés cotées, il était de jurisprudence constante de retenir la nullité de leur assemblée générale lorsque la convocation postale obligatoire n’avait pas été respectée. Or, l’Ordonnance revient dessus en prévoyant qu’« aucune nullité de l'assemblée n'est encourue du seul fait qu'une convocation n'a pas pu être réalisée par voie postale en raison de circonstances extérieures à la société » cotée.

Précision que les « circonstances extérieures » sont celles qui empêchent d'accéder aux locaux de la société ou de préparer les convocations nécessaires, dans le contexte de l'épidémie de covid-19. Cette protection, qui ne bénéficie qu'aux sociétés cotées, suppose toutefois que l'émetteur de la convocation ait tenté en pratique de procéder à la convocation des actionnaires au nominatif.

Pour tous les groupements, l’Ordonnance règle également la situation particulière d’une convocation réalisée avant son entrée en vigueur qui prévoyait une assemblée générale physique pendant la période de confinement. Dans ce cas, il apparait que les groupements pourront user de la faculté offerte par l’Ordonnance d’organiser une assemblée à « huis clos » sans renouveler les formalités de convocation. Leurs membres devront néanmoins être « informés par tous moyens permettant d'assurer leur information effective 3 jours ouvrés au moins avant la date de l'assemblée, sans préjudice des formalités qui restent à accomplir à la date de cette décision ». Par exception à ce qui précède, pour les sociétés cotées, cette information se fera par voie de communiqué « dès que possible ».

L’information des membres 

Les membres d’une telle assemblée disposent souvent d’un droit de communication préalable qui leur est offert par la loi ou les statuts. En cas de « demande de communication d’un document ou d’une information » préalablement à l’assemblée, l’Ordonnance prévoit que la communication pourra être réalisée par seul « message électronique », à la condition « que le membre indique dans sa demande l'adresse électronique à laquelle elle peut être faite ».

II. Participation et délibérations à l’assemblée générale

La tenue de l’assemblée générale à « huis clos »

Sur décision de l’organe compétent pour convoquer l’assemblée générale, celle-ci peut à présent se tenir « à huis clos », c’est-à-dire sans que les actionnaires ou leurs mandataires n’assistent à la séance physiquement.

Néanmoins, une condition doit être satisfaite : le lieu où il était initialement prévu que l’assemblée se tienne doit être visé par « une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires ». Ainsi, si à la date à laquelle l’assemblée est convoquée, le lieu où celle-ci doit se tenir est visé par une mesure administrative « limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires », l’organe compétent peut décider qu’elle se tiendra « à huis clos », même si cette mesure est ensuite levée entre la date de la convocation et la date de l’assemblée. 

Le texte « emporte dérogation exceptionnelle et temporaire au droit des membres des assemblées d'assister aux séances ainsi qu'aux autres droits dont l'exercice suppose d'assister à la séance (tels que, par exemple, le droit de poser des questions orales ou de modifier les projets de résolutions en séance dans les SA et les SCA) ». En revanche, les membres conservent bien évidemment leur droit de vote, de poser des questions écrites ou encore de proposer l’inscription de projets à l’ordre du jour lors des assemblées.

Les délibérations à l’assemblée générale

Les réunions peuvent être organisées par conférence téléphonique ou audiovisuelle à condition que les moyens techniques mis en place assurent :

- l’identification des membres de l’assemblée ;

- la transmission des voix des participants ;

- la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Cette méthode est ouverte même si les statuts ou le règlement intérieur ne le prévoient pas voire s’y opposent.

Nonobstant, les réunions peuvent alternativement être tenues dans les conditions prévues par les textes propres à chaque société ou entité (par exemple, le vote à distance ou par consultation). A noter que l’utilisation de la consultation écrite pour la prise de décisions collectives en assemblée générale ainsi que pour les organes collégiaux est étendue à tous les groupements dès lors que la loi le prévoit et « sans qu'une clause des statuts ou du contrat d'émission ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s'y opposer ». Ces facultés sont offertes quel que soit l’objet de la réunion.

Enfin, relevons que certaines mesures prévues par l’Ordonnance doivent encore être précisées par un décret d’application qui devrait être publié dans les jours à venir.

Article rédigé par Grégoire Gauger, Avocat, Virna Rizzo, Avocat et Jordan Le Gallo, Elève-avocat. 

 

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